Perencanaan
Dalam manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain—pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan—tak akan dapat berjalan.
Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya, setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.
Tujuan
Stephen Robbins dan Mary Coulter mengemukakan empat tujuan perencanaan. Tujuan pertama adalah untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan nonmanajerial. Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Tanpa rencana, departemen dan individual mungkin akan bekerja sendiri-sendiri secara serampangan, sehingga kerja organisasi kurang efesien.
Stephen Robbins dan Mary Coulter mengemukakan empat tujuan perencanaan. Tujuan pertama adalah untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan nonmanajerial. Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Tanpa rencana, departemen dan individual mungkin akan bekerja sendiri-sendiri secara serampangan, sehingga kerja organisasi kurang efesien.
Tujuan kedua adalah untuk mengurangi ketidakpastian. Ketika seorang manajer membuat rencana, ia dipaksa untuk melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan, memperkirakan efek dari perubahan tersebut, dan menyusun rencana untuk menghadapinya.
Tujuan ketiga adalah untuk meminimalisir pemborosan. Dengan kerja yang terarah dan terencana, karyawan dapat bekerja lebih efesien dan mengurangi pemborosan. Selain itu, dengan rencana, seorang manajer juga dapat mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapat menimbulkan inefesiensi dalam perusahaan.
Tujuan yang terakhir adalah untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya, yaitu proses pengontrolan dan pengevalusasian. Proses pengevaluasian atau evaluating adalah proses membandingkan rencana dengan kenyataan yang ada. Tanpa adanya rencana, manajer tidak akan dapat menilai kinerja perusahaan.
Selain keempat hal tersebut, sebagian besar studi menunjukan adanya hubungan antara perencanaan dengan kinerja perusahaan.
Elemen perencanaan
Perencanaan
terdiri dari dua elemen penting, yaitu sasaran (goals) dan rencana itu sendiri
(plan).
Sasaran
Sasaran adalah hal yang ingin dicapai oleh individu, grup, atau seluruh organisasi.[2] Sasaran sering pula disebut tujuan. Sasaran memandu manajemen membuat keputusan dan membuat kriteria untuk mengukur suatu pekerjaan.
Sasaran adalah hal yang ingin dicapai oleh individu, grup, atau seluruh organisasi.[2] Sasaran sering pula disebut tujuan. Sasaran memandu manajemen membuat keputusan dan membuat kriteria untuk mengukur suatu pekerjaan.
Sasaran dapat dibagi menjadi dua kelompok, yaitu sasaran yang dinyatakan (stated goals) dan sasaran riil. Stated goals adalah sasaran yang dinyatakan organisasi kepada masyarakat luas. Sasaran seperti ini dapat dilihat di piagam perusahaan, laporan tahunan, pengumuman humas, atau pernyataan publik yang dibuat oleh manajemen. Seringkali stated goals ini bertentangan dengan kenyataan yang ada dan dibuat hanya untuk memenuhi tuntutan stakeholder perusahaan. Sedangkan sasaran riil adalah sasaran yang benar-benar dinginkan oleh perusahaan. Sasaran riil hanya dapat diketahui dari tindakan-tindakan organisasi beserta anggotanya.
Ada dua pendekatan utama yang dapat digunakan organisasi untuk mencapai sasarannya. Pendekatan pertama disebut pendekatan tradisional. Pada pendekatan ini, manajer puncak memberikan sasaran-sasaran umum, yang kemudian diturunkan oleh bawahannya menjadi sub-tujuan (subgoals) yang lebih terperinci. Bawahannya itu kemudian menurunkannya lagi kepada anak buahnya, dan terus hingga mencapai tingkat paling bawah. Pendekatan ini mengasumsikan bahwa manajer puncak adalah orang yang tahu segalanya karena mereka telah melihat gambaran besar perusahaan. Kesulitan utama terjadi pada proses penerjemahan sasaran atasan oleh bawahan. Seringkali, atasan memberikan sasaran yang cakupannya terlalu luas seperti "tingkatkan kinerja," "naikkan profit," atau "kembangkan perusahaan," sehingga bawahan kesulitan menerjemahkan sasaran ini dan akhirnya salah mengintepretasi maksud sasaran itu (lihat gambar).
Pendekatan kedua disebut dengan management by objective atau MBO. Pada pendekatan ini, sasaran dan tujuan organisasi tidak ditentukan oleh manajer puncak saja, tetapi juga oleh karyawan. Manajer dan karyawan bersama-sama membuat sasaran-sasaran yang ingin mereka capai. Dengan begini, karyawan akan merasa dihargai sehingga produktivitas mereka akan meningkat. Namun ada beberapa kelemahan dalam pendekatan MBO. Pertama, negosiasi dan pembuatan keputusan dalam pendekatan MBO membutuhkan banyak waktu, sehingga kurang cocok bila diterapkan pada lingkungan bisnis yang sangat dinamis. Kedua, adanya kecenderungan karyawan untuk bekerja memenuhi sasarannya tanpa mempedulikan rekan sekerjanya, sehingga kerjasama tim berkurang. Ada juga yang bilang MBO hanyalan sekedar formalitas belaka, pada akhirnya yang menentukan sasaran hanyalah manajemen puncak sendiri.
Rencana
Rencana atau plan adalah dokumen yang digunakan sebagai skema untuk mencapai tujuan. Rencana biasanya mencakup alokasi sumber daya, jadwa, dan tindakan-tindakan penting lainnya. Rencana dibagi berdasarkan cakupan, jangka waktu, kekhususan, dan frekuensi penggunaannya. Berdasarkan cakupannya, rencana dapat dibagi menjadi rencana strategis dan rencana operasional. Rencana strategis adalah rencana umum yang berlaku di seluruh lapisan organisasi sedangkan rencana operasional adalah rencana yang mengatur kegiatan sehari-hari anggota organisasi.
Berdasarkan jangka waktunya, rencana dapat dibagi menjadi rencana jangka panjang dan rencana jangka pendek. Rencana jangka panjang umumnya didefinisikan sebagai rencana dengan jangka waktu tiga tahun, rencana jangka pendek adalah rencana yang memiliki jangka waktu satu tahun. Sementara rencana yang berada di antara keduanya dikatakan memiliki intermediate time frame.
Menurut kekhususannya, rencana dibagi menjadi rencana direksional dan rencana spesifik. Rencana direksional adalah rencana yang hanya memberikan guidelines secara umum, tidak mendetail. Misalnya seorang manajer menyuruh karyawannya untuk "meningkatkan profit 15%." Manajer tidak memberi tahu apa yang harus dilakukan untuk mencapai 15% itu. Rencana seperti ini sangat fleksibel, namun tingkat ambiguitasnya tinggi. Sedangkan rencana spesifik adalah rencana yang secara detail menentukan cara-cara yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan. Selain menyuruh karyawan untuk "meningkatkan profit 15%," ia juga memberikan perintah mendetail, misalnya dengan memperluas pasar, mengurangi biaya, dan lain-lain.
Terakhir, rencana dibagi berdasarkan frekuensi penggunannya, yaitu single use atau standing. Single-use plans adalah rencana yang didesain untuk dilaksanakan satu kali saja. Contohnya adalah "membangun 6 buah pabrik di China atau "mencapai penjualan 1.000.000 unit pada tahun 2006." Sedangkan standing plans adalah rencana yang berjalan selama perusahaan tersebut berdiri, yang termasuk di dalamnya adalah prosedur, peraturan, kebijakan, dan lain-lain.
PENDAHULUAN
Perencanaan didefinisikan sebagai suatu proses menetapkan tujuan dan memutuskan bagaimana hal tersebut dapat dicapai. Rencana meliputi sumber-sumber yang dibutuhkan, tugas yang diselesaikan, tindakan yang diambil dan jadwal yang diikuti. Para manajer mungkin membuat rencana untuk stabilitas (plan for stability), rencana untuk mampu beradaptasi (plan for adaptibility) atau para manajer mungkin juga membuat rencana untuk situasi yang berbeda (plan for contingency)
1. BATASAN (DEFINISI) PERENCANAAN
NEWMAN : Perencanaan adalah
penentuan terlebih dahulu apa yang akan dikerjakan
LOUIS A ALLEN : Perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan.
LOUIS A ALLEN : Perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan.
CHARLES BETREHEIM : Rencana mengandung 2 tindakan : Tujuan dan alat untuk mencapai tujuan itu.
2. PROSES PERENCANAAN
1. Menentukan tujuan perencanaan
2. Menentukan tindakan untuk
mencapai tujuan
3. Mengembangkn dasar pemikiran
kondisi mendatang
4. Mengidentifikasi cara untuk
mencapai tujuan
5. Mengimplementasi rencana tindakan
dan mengevaluasi hasilnya
3. TIPE PERENCANAAN YANG DIGUNAKAN
PARA MANAJER
Meliputi :
1. Perencanaan Jangka pendek (Short Range Plans)
2.
Perencanaan Jangka panjang (Long Range
Plans)
3.
Perencanaan Strategi
4.
Perencanaan Operasional
5.
Perencanaan Tetap
6.
Perencanaan Sekali Pakai
1.Perencanaan Jangka Panjang & Jangka Pendek
Jangka Pendek : Perencanaan untuk jangka waktu 1 tahun atau
kurang
Menengah : 1 s/d 2 tahun
Panjang : Jangka waktu 5 tahun atau lebih
2. Perencanaan strategi dan operasional
A.
Perencanaan Strategi : Kebutuhan jangka panjang dan menentukan komprehensif
yang telah diarahkan.
Menentukan tujuan untuk organisasi kegiatan apa yang hendak diambil sumber-sumber apa yang diperlukan untuk mencapainya.
Tahap perencanaan strategi:
1. identifikasi tujuan dan sasaran
2. penilaian kinerja berdasar tujuan
dan sasaran yang ditetapkan
3. penentuan perencanaan strategi
untuk mencapai tujuan dan sasaran
4. implementasi perencanaan strategi
5. evaluasi hasil dan perbaikan
proses perencanaan strategi
Tujuan perencanaan strategi: mendapatkan keuntungan kompetitiff (competitive advantage).
Manajemen Strategi
Manajemen strategi: proses
pengarahan usaha perencanaan strategi dan menjamin strategi tersebut
dilaksanakan dengan baik sehingga menjamin kesuksesan organisasi dalam jangka
panjang.
Tahap manajemen strategi:
1. perumusan strategi (strategy formulation)
2. pengimplementasian strategi (strategy implementation)
Strategi
yang digunakan organisasi
Tiga tingkatan strategi yang
digunakan organisasi:
1. strategi korporasi (corporate strategy)
Tujuan: pengalokasian sumber daya
iuntuk perusahaan secara total.
Srtategi ini digunakan pada tingkat korporasi.
Srtategi ini digunakan pada tingkat korporasi.
2. strategi bisnis (business strategy)
strategi untuk bisnis satu produk
lini. Strategi ini digunakan pada tingkat divisi.
3. strategi fungsional (functional strategy)
mengarah ke bidang fungsional khusus
untuk beroperasi. Strategi ini digunakan pada tingkat fungsional seperti
penelitian dan pengembangan, sumber daya, manufaktur, pemasaran, dll.
B. Perencanaan operasional: kebutuhan apa saja yang harus dilakukan untuk mengimplementasikan perencanaan strategi untuk mencapai tujuan strategi tersebut. Lingkup perencanaan ini lebih sempit dibandingkan dengan perencanaan strategi.
Perencanaan operasional yang khas :
1. Perencanaan produksi (Production Plans) : Perencanaan yang
berhubungan dengan metode dan teknologi yang dibutuhkan dalam pekerjaan.
2. Perencanaan keuangan (Financial Plans) : Perencanaan yang
berhubungan dengan dana yang dibutuhkan untuk aktivitas operasional
3. Perencanaan Fasilitas (Facilites Plans) : Perencanaan yang
berhubungan dengan fasilitas & lay-out
pekerjaan yang dibutuhkan untuk mendukung tugas.
4. Perencanaan pemasaran (Marketing Plans) : Berhubungan dengan
keperluan penjualan dan distribusi barang /jasa.
perencanaan sumber daya manusia (Human Resource Plans): berhubungan
dengan rekruitmen, penyeleksian dan penempatan orang-orang dalam berbagai pekerjaan.
3.
Perencanaan tetap (standing plans)
Digunakan
untuk kegiatan yang terjadi berulang kali (terus menerus)
Tertuang dalam : Kebijaksanaan Organisasional , Prosedur dan Peraturan
Tertuang dalam : Kebijaksanaan Organisasional , Prosedur dan Peraturan
Kebijaksanaan
Perencanaan tetap yang mengkomunikasikan pengarahan yang luas untuk membuat berbagai keputusan dan melaksanakan tindakan.
Misalnya: Penyewaan karyawan, Pemberhentian sementara
Prosedur dan aturan
Perencanaan tetap yang menggambarkan
tindakan yang diambil pada situasi tertentu sering disebut : Standard Operating Prosedurs (SOPs)
4.
Perencanaan sekali pakai (single-use plans).Digunakan hanya sekali untuk
situasi yang unik
Anggaran
Menggunakan sumber-sumber untuk mengerjakan aktivitas proyek atau program
Merupakan alat Manajemen yang ampuh untuk mengalokasikan berbagai macam sumber yang terbatas untuk memenuhi kebutuhan yang beranekaragam.
Jadwal Proyek
Menetapkan rangkaian kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan khusus dan yang menghubung-hubungkan dengan kerangka waktu yang khusus, target kinerja dan Sumber Daya
KEUNTUNGAN PERENCANAAN
1. Fokus dan fleksiblitas
FOKUS : Mengetahui apa yang terbaik , mengetahui apa yang dibutuhkan dan bagaimana melayani pelanggan.
FLEKSIBILITAS: Beroperasi dan punya
pandangan kedepan
Perencanaan membantu Manajer karena:
a. Perencanaan berorientasi pada hasil-
Menciptakan pengertian arah orientasi kinerja
b. Perencanaan berorientasi pada
prioritas -Memastikan hal yang paling penting dan mendapatkan perhatian utama.
c. Perencanaan orientasi pada
keuntungan -Membantu sumber -sumber untuk mendayagunakan kekuatan terbaik.
d. Perencanaan orientasi pada perubahan
-membantu mengantisipasi masalah dan kesempatan sehingga dapat dicapai
kesesuaian yang terbaik
2. Perencanaan mengembangkan koordinasi.
Tujuan-tujuan dari masing-masing
subsistem ditata sehingga saling mendukung satu sama lain. Tingkatan tujuan
yang lebih tinggi berhubungan dengan tingkatan tujuan yang lebih rendah.
3.
Perencanaan mengembangkan pengendalian.
Pengendalian meliputi Pengukuran dan
evaluasi. Perencanaan membantu kemungkinan tersebut dalam menentukan tujuan,
keinginan hasil kinerja dan menentukan tindakan khusus.
PENDEKATAN-PENDEKATAN PERENCANAAN
1. Perencanaan inside-out dan perencanaan outside-in
Perencanaan inside-out: terfokus
pada yang sudah dilakukan dan mengusahakan untuk melakukan yang tebaik yang
dapat dilakukan. Ini meningkatkan efektivitas organisasi.
Perencanaan outside-in: dari analisa lingkungan eksternal muncul perencanaan untuk mengeksploitasi kesempatan-kesempatan dan meminimisasi permasalahan yang terjadi. Kedua perencanaan ini dapat dikombinasikan agar optimal.
Perencanaan outside-in: dari analisa lingkungan eksternal muncul perencanaan untuk mengeksploitasi kesempatan-kesempatan dan meminimisasi permasalahan yang terjadi. Kedua perencanaan ini dapat dikombinasikan agar optimal.
2. Perencanaan top-down dan perencanaan bottom-up
Perencanaan dari atas ke bawah
(top-down): manajer dibawah manajer puncak membuat perencanaan berdasarkan
tujuan yang telah ditentukan manajer puncak.
Perencanaan dari bawah ke atas (bottom-up) dikembangkan pada tingkatan yang lebih bawah tanpa adanya batasan yang secara teratur melewati hirarki tersebut ke tingkat manajer puncak. Kelebihan: kuatnya komitmen dan kepemilikan dalam perencanaan yang lebih rendah. Kelemahan: bila terlalu ekstrim mungkin akan gagal untuk menghasilkan seluruh tugas yang terintegrasi dalam organisasi secara keseluruhan.
Perencanaan dari bawah ke atas (bottom-up) dikembangkan pada tingkatan yang lebih bawah tanpa adanya batasan yang secara teratur melewati hirarki tersebut ke tingkat manajer puncak. Kelebihan: kuatnya komitmen dan kepemilikan dalam perencanaan yang lebih rendah. Kelemahan: bila terlalu ekstrim mungkin akan gagal untuk menghasilkan seluruh tugas yang terintegrasi dalam organisasi secara keseluruhan.
3. Perencanaan contingency
-> perencanaan yang terfokus pada
pemikiran ke depan. Perencanaan ini meliputi penentuan alternatif-alternatif
tindakan yang dapat diimplementasikan seandainya perencanaan orisinil tidak
sesuai karena adanya perubahan keadaan. Kunci: prediksi perubahan yang akan
datang yang dapat berakibat pada perencanaan yang sedang dijalankan.
DASAR-DASAR PERENCANAAN YANG BAIK
1. Forecasting
proses pembuatan asumsi-asumsi tentang apa yang akan terjadi pada masa yang akan datang.è
a. forecasting kualitatif: prediksi masa depannya menggunakan pendapat para ahli
b. forecasting kuantitatif: prediksi masa depannya menggunakan analisa data secara matematis dan statistis (analisa time series, model ekonometri, survey statistik)
proses pembuatan asumsi-asumsi tentang apa yang akan terjadi pada masa yang akan datang.è
a. forecasting kualitatif: prediksi masa depannya menggunakan pendapat para ahli
b. forecasting kuantitatif: prediksi masa depannya menggunakan analisa data secara matematis dan statistis (analisa time series, model ekonometri, survey statistik)
2. Penggunaan scenario
meliputi penentuan beberapa alternatif
skenario masa yang akan dtaang atau keadaan peristiwa yang mungkin terjadi.è
Pengidentifikasian kemungkinan
skenario yang berbeda waktunya akan membantu organisasi beroperasi lebih
fleksibel dalam lingkungan yang dinamis.
3. Benchmarking
perbandingan eksternal untuk mengevaluasi secara lebih baik suatu arusè kinerja dan menentukan kemungkinana tindakan yang dilakukan untuk masa yang akan datang. Tujuan: untuk mengetahui apakah orang-orang dan organisasi bekerja dengan baik dan merencanakan bagaimana menggabungkan ide-ide tersebut dalam pengoperasiannya.
perbandingan eksternal untuk mengevaluasi secara lebih baik suatu arusè kinerja dan menentukan kemungkinana tindakan yang dilakukan untuk masa yang akan datang. Tujuan: untuk mengetahui apakah orang-orang dan organisasi bekerja dengan baik dan merencanakan bagaimana menggabungkan ide-ide tersebut dalam pengoperasiannya.
4. Partisipasi dan keterlibatan
perencanaan partisipatif yang aktif:
perencanaan di mana semua orangè
yang mungkin akan memperngaruhi hasil dari perencanaan dan atau akan membantu
mengimplementasikan perencanaan-perencanaan tersebut.
5. Penggunaan staf perencana
fungsi staf perencana: bertanggung jawab dalam
mengarahkan danè
mengkoordinasi sistem perencanaan untuk organisasi secara keseluruhan atau
untuk salah satu komponen perencanaan yang utama.
PERENCANAAN, TUJUAN DAN PEMBUATAN
KEPUTUSAN
(Planning,
Goal And Decision Making )
A. Pengantar
Perencanaan diperlukan dan terjadi dalam berbagai bentuk organisasi, sebab perencanaan ini merupakan proses dasar manajemen di dalam mengambil suatu keputusan dan tinsdakan. Perencanaan diperlukan dalam setiap jenis kegiatan baik itu kegiatan organisasi, perusahaan maupun kegiatan dimasyarakat, dan perencanaan ada dalam setiap fungsi-fungsi manajemen, karena fungsi-fungsi tersebut hanya dapat melaksanakan keputusan-keputusan yang telah ditetapkan dalam perencanaan.
B. Batasan Perencanaan
Menurut Newman perencanaan (planning) is deciding in advance what is to be done. Sedangkan menurut A.Allen planning is the determination of a course of action to achieve a desired result. Pada dasarnya yang dimaksud dengan perencanaan yaitu memberi jawaban atas pertanyaan-pertanyaan apa ( what ) siapa ( Who ) kapan (When) dimana ( When ) mengapa ( why ) dan bagaimana ( How ) jadi perencanaan yaitu fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan pemilihan dari sekumpulan kegiatan-kegiatan dan pemutusan tujuan-tujuan, kebijaksanaan-kebijaksanaan serta program-program yang dilakukan.
C. Unsur-unsur Perencanaan
Perencanaan yang baik harus dapat menjawab enam pertanyaan yang disebut sebagai unsur-unsur perencanaan yaitu :
1. Tindakan apa yang harus dikerjakan
2. Apa sebabnya tindakan tersebut
harus dilakukan
3. Dimana tindakan tersebut
dilakukan
4. Kapan tindakan tersebut dilakukan
5. Siapa yang akan melakukan
tindakan tersebut
6. Bagaimana cara melaksanakan
tindakan tersebut.
D. Sifat Rencana Yang Baik
Rencana yang baik harus memuat
sifat-sifat sebagai berikut :
1. Pemakaian kata-kata yang sederhana
dan jelas dalam arti mudah dipahami oleh yang menerima sehingga penafsiran yang
berbeda-beda dapat ditiadakan.
2. Fleksibel, suatu rencana harus dapat
menyesuaikan dengan keadaan yang sebenarnya bila ada perubahan keadaan maka
tidak semua rencana dirubah dan dimungkinkan diadakan penyesuaian-penyesuaian
saja. Sifatnya tidak kaku harus begini dan begitu walaupun keadaan lain dari
yang direncanakan.
3. Stabilitas, tidak perlu setiap kali
rencana mengalami perubahan jadi harus dijaga stabilitasnya setiap rencana
harus ada dalam perimbangan.
4. Ada dalam perimbangan berarti bahwa
pemberian waktu dan factor-faktor produksi kepada siapa tujuan organisasi
seimbang dengan kebutuhan.
5. Meliputi seluruh tindakan yang
dibutuhkan, jadi meliputi fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi.
E.
Proses Pembuatan Rencana
1. Menetapkan tugas dan tujuan
Antara tugas dan tujuan tidak dapat
dipisahkan, suatu rencana tidak dapat difrmulir tanpa ditetapkan terlebih
dahulu apa yang menjadi tugas dan tujuannya. Tugas diartikan sebagai apa yang
harus dilakukan, sedang tujuan yaitu suatu atau nilai yang akan diperoleh.
2. Observasi dan analisa
Menentukan factor-faktor apa yang
dapat mempermudah dalam pencapaian tujuan (Observasi) bila sudah diketahui dan
terkumpul, maka dilakukan analisa terhadapnya untuk ditentukan mana yang
digunakan.
3. Mengadakan
kemungkinan-kemungkinan
Faktor yang tersedia memberikan
perencanaan membuat beberapa kemungkinan dalam pencapaian tujuan. Dimana
kemungkinan yang telah diperoleh dapat diurut atas dasar tertentu, misalnya
lamanya penyelesian, besarbya biaya yang dibutuhkan efisiensi dan efektivitas
dan lain sebagainya.
4. Membuat sintesa
Sintesa yaitu alternatif yang akan
dipilih dari kemungkinan-kemungkinan yang ada dengan cara mengawinkan sitesa
dari kemungkinan-kemungkinan tersebut. Kemungkinan-kemungkinan yang ada mempunyai
kelemahan-kelemahan.
F.
Siapa Pembuat Rencana ?
1. Panitia Perencanaan
Panitia ini terdiri dari beberapa
unsur yang mewakili beberapa pihak, yang masing-masing membawakan misinya untuk
menghasilkan suatu rencana, dengan harapan rencana yang dibuat akan lebih baik.
2. Bagian Perencanaan
Seringkali tugas perencanaan,
merupakan tugas rutin dalam suatu organisasi atau perusahaan. Ini merupakan
satu unit dalam suatu organisasi yang bertugas khusus membuat rencana. Jadi
disini tidak ada unsur perwakilan yang mewakili suatu bagian dalam organisasi.
3. Tenaga Staf
Pada
sebuah organisasi atau perusahaan ada dua kelompok fungsional yaitu :
-
Pelaksana, tidak disamakan dengan pimpinan yaitu kelompok yang langsung
menangani pekerjaan.
- Staf
(pemikir) yaitu kelompok yang tidak secara langsung menghasilkan barang atau
produk perusahaan, tugasnya menganalisa fakta-fakta untuk kemudian merencanakan
sesuatu guna.
G. Bentuk-bentuk Perencanaan
1. Recana Global (Global Plan)
Analisa penyusunan recana global
terdiri atas:
- Strenght
yaitu kekuatan yang dimiliki oleh organisasi yang bersangkutan
- Weaknesses,
memperhatikan kelemahan yang dimiliki organisasi yang bersangkutan.
-
Opportunity yaitu kesempatan terbuka yang dimiliki oleh organisasi
- Treath
yaitu tekanan dan hambatan yang dihadapi organisasi.
2. Rencana
Stategik (Strategic Plan)
Bagian dari rencana global yang
lebih terperinci. Dimana dengan menyusun kerangka kerja yang akan dilakukan
untuk mencapai rencana global, dimensi waktunya adalah jangka panjang. Dalam
pencapaiannya dilakukan dengan sistem prioritas, yakni mana yang akan dicapai
terlebih dahulu.
Merupakan proses prencanaan jangka
panjang yang tersusun dan digunakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan
bersama. Tiga alasan penggunaan perencanaan strategic ini yaitu :
a. Memberikan kerangka dasar bagi
perencanaan lainnya yang akan dilakukan
b. Mempermudah pemahaman bentuk-bentuk
perencanaan lainnya.
c. Titik permulaan pemahaman dan
penilaian kegiatan manajer dan organisasi.
3. Rencana
Operasional ( Operational Plan )
Rencana ini meliputi perencanaan
terhadap kegiatan-kegiatan operasional dan bersifat jangka pendek.
- Rencana
sekali pakai ( single use plan )
yaitu kegiatan yang tidak digunakan lagi setelah tercapainya tujuan dan ini
sifatnya lebih terperinci hanya sekali pakai, misalnya rencana pembelian dan
pemasangan mesin komputer dalam suatu perusahaan.
- Rencana
Tetap ( Standing Plan ) yaitu berupa
pendekatan-pendekatan standar untuk penanganan-penanganan situasi yang dapat
diperkirakan terlebih dahulu dan akan terjadi berulang-ulang.
H. Tujuan Organisasi ( Organization Goal )
Dua unsur dari pada tujuan yaitu :
1. Hasil
akhir yang ingin dicapai
2.
Kegiatan yang dilakukan saat ini untuk mencapai tujuan tersebut.
Dalam buku Manullang Davis membagi tujuan menjadi tiga jenis yaitu :
1. Tujuan primer berupa nilai ekonomis yang diberikan baik langsung ataupun tidak langsung kepada masyarakat dalam pembuatan barang dan jasa.
2. Tujuan kolateral nilai umum dalam pengertian luas demi kebaikan masyarakat
3. Tujuan Sekunder, berkenaan dengan nilai ekonomis dan efektifitas dalam pencapaian tujuan diatas.
I. Bentuk-bentuk Tujuan
Parrow membagi tujuan menjadi lima bentuk :
1. Sociental
Goals, dibagi
menjadi bagian-bagian karena organisasi sifatnya luas untuk memenuhi kebutuhan
dari masyarakat.
2. Output
Goals,
menghasilkan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh konsumen dalam bentuk konsumsi.
3. System
Goals,
pelaksanaan semua fungsi organisasi dilakukan dengan system yang biasa
digunakan dalam organisasi tersebut.
4. Product
Goals,
berdasarkan pada produk yang dihasilkan oleh organisasi atau perusahaan.
5. Derived
Goals,
dihubungkan dan didasarkan pada tujuan-tujuan lainnya yang ada dalam
organisasi,
J. Fungsi Tujuan
1. Sebagai dasar dan patokan bagi
kegiatan-kegiatan yang ada dalam organisasi baik pengarahan, penyaluran
usaha-usaha maupun kegiatan dari para anggota organisasi tersebut tanpa kecuali.
2. Sumber legitimasi dengan
meningkatkan kemampuan kegiatan-kegiatan yang dilakukan guna mendapatkan sumber
daya yang diperlukan dalam proses produksi dan mendapatkan dukungan dari
lingkungan yang berada di sekitarnya.
3. Sebagai standar pelaksanaan dengan
melaksanakan diri pada tujuan yang akan dicapai yang dibuat secara jelas dan
dapat dipahami oleh anggota lainnya.
4. Sumber motivasi untuk mendorong
anggota lainnya dalam melaksanakan tugasnya, misal dengan memberikan insentif
bagi anggota yang melaksanakan tugasnya dengan baik, menghasilkan produk di
atas standar dan lain sebagainya yang akhirnya dapat mendorong anggota lainnya.
5. Sebagai unsur rasional perusahaan,
karena tujuan ini merupakan dasar perancangan dari organisasi.
Peter Drucker menetapkan delapan
unsur yang harus ada dalam suatu organisasi di dalam menetapkan tujuan, yaitu :
1. Posisi pasar, berapa market share yang dapat dikuasai oleh
perusahaan, hal ini dengan melihat berapa besar langganan dan produk yang dapat
dikuasai, segmen pasar dan saluran distribusi yang digunakan.
2. Produktivitas, yaitu dengan
menghitung antar input yang digunakan dengan output yang dicapai, yang
merupakan efisiensi perusahaan.
3. Sumberdaya pisik dan keuangan,
dengan memperhatikan teknologi yang digunakan dan sumberdaya yang diperlukan
dihubungkan dengan besarnya posisi keuangan yang dimiliki.
4. Profitabilitas, pencapaian tujuan
yang dihitung dengan berapa rupiah yang diterima dengan melakukan riset and
develop-ment, tersedianya kapital untuk renovasi teknologi dan kompensasi yang
diterima.
5. Inovasi, yaitu
pembaharuan-pembaharuan yang dilaksanakan dengan mengeluarkan produk baru,
teknologi yang lebih canggih misalnya, yang didasarkan pada kebutuhan yang
terus bertambah.
6. Prestasi dan pengembangan manajer,
dengan memperhatikan pada kualitas manajemen untuk pengembangan para manajer.
7. Prestasi dan sikap karyawan, dengan
menetapkan tujuan-tujuan yang menyangkut faktor-faktor karyawan dalam
pencapaian efektifitas kerja.
Tanggung jawab solusi dan publik,
guna menangani gejolak yang terjadi di perusahaan yang dilakukan oleh para
karyawan berupa pemogokan ataupun unjuk rasa, hukum, pemerintah dan kelompok
masyarakat lainnya.
K. Management Bay Objective ( MBO )
Pertama kali diperkenalkan oleh Peter Drucker dalam bukunya The Practice of Management pada tahun 1954. Management by objective dapat juga disebut sebagai manajemen berdasarkan sasaran, manajemen berdasarkan hasil (Management by Result), Goals management, Work planning and review dan lain sebagainya yang pada intinya sama.
Management by objective menekankan pada pentingnya peranan tujuan dalam perencanaan yang efektif, dengan menetapkan prosedur pencapaian baik yang formal maupun informal, pertama dengan menetapkan tujuan yang akan dicapai dilanjutkan dengan kegiatan yang akan dilaksanakan sampai selesai baru diadakan peninjauan kembali atas pekerjaan yang telah dilakukan. Kegiatan MBO singkatan dari management by objective yaitu proses partisipasi yang melibatkan bawahan dan para manajer dalam setiap tingkatan organisasi yang dirumuskan dengan bentuk misi atau sasaran, yang dapat diukur dimana penggunaan ukuran ini sebagai pedoman bagi pengoperasian satuan kerja.
L. Sistem Management By Objective Yang Efektif
1. Adanya komitmen para manajer tujuan
pribadi dan organisasi, sehingga dia harus berjumpa dengan bawahannya untuk
memberikan penetapan tujuan dan menilainya.
2. Penetapan tujuan manajemen puncak
yang dinyatakan dalam nilai tertentu yang dapat diukur, sehingga antara manajer
dan bawahan mempunyai gagasan yang jelas tentang apa yang diharapkan oleh
manajemen puncak, sehingga dapat diketahui antara individu dengan tujuan
organisasi secara keseluruhan.
3. Tujuan perseorangan, dimana antara
manajer dan bawahan harus merumuskan tujuan bersama dan tanggung jawab terhadap
bagiannya secara jelas guna memahami tentang apa yang akan dicapai.
4. Perlunya partisipasi semua pihak,
dimana semakin besar partisipasi dari semua anggota, maka semakin besar tujuan
yang akan tercapai.
5. Otonomi dan implementasi rencana,
disini bawahan dan manajer bebas untuk mengembangkan dan mengimplementasikan
program-program pencapaian tujuannya.
6. Peninjauan kembali prestasi yang
dilakukan secara periodik terhadap kemajuan tujuan.
M.
Kebaikan dan Kelemahan MBO
|
Kebaikan
|
|
Kelemahan
|
1.
|
Mengetahui
apa yang diharap-harapkan dari organisasi.
|
1.
|
Kelemahan
yang melekat pada proses MBO, dalam konsumsi waktu dan biaya yang besar.
|
2,
|
Membantu
manajer membuat tujuan dan sasaran
|
2.
|
Dalam
hal pengembangan dan implementasi program-program MBO.
|
3.
|
Memperbaiki
komunikasi vertikal antara manajer dengan bawahan
|
|
|
4.
|
Membuat
proses evaluasi.
|
|
|
N. Unsur-unsur Efektivitas MBO
1.
Agar
MBO sukses maka manajer harus memahami dan mempunyai keterampilan serta
mengetahui kemanfaatan dan kegunaan dari MBO.
2.
Tujuan
merupakan hal yang realistis dan mudah dipahami oleh siapapun juga, sehingga
tujuan ini sering digunakan untuk mengevaluasi prestasi kerja dari manajer,
apakah dia berhasil dalam tugasnya atau gagal.
3.
Top
manajer harus menjaga sistem MBO ini tetap hidup dan berfungsi sebagaimana
mestinya.
4.
Tanpa
partisipasi semua pihak tidaklah mungkin program MBO ini berjalan, maka semua
pihak harus mengetahui posisinya dalam hubungannya dengan tujuan yang akan
dicapai, umpan balik terhadapnya sangat berguna.
O.
Bentuk-bentuk Pembuatan Keputusan ( Decision
Making )
Pembuatan keputusan yaitu proses
serangkaian kegiatan yang akan dilakukan dalam penyelesaian suatu masalah.
Pembuatan keputusan ini dilakukan oleh setiap jabatan dalam organisasi. Manajer
akan membantu keputusan yang berbeda dalam situasi dan kondisi yang berbeda
pula.
Bentuk keputusan ini bisa berupa keputusan yang diprogram (Programmed decisions) atau tidak, bisa juga dibedakan antara keputusan yang dibuat di bawah kondisi kepastian, resiko dan ketidak pastian.
Keputusan terprogram yaitu keputusan yang dibuat menurut kebiasaan, aturan atau prosedur yang terjadi secara rutin dan berulang-ulang. Contoh : penetapan gaji pegawai, prosedur penerimaan pegawai baru, prosedur kenaikan jenjang kepegawaian dan sebagainya.
Keputusan tidak terprogram (non-programmed decisions), yaitu keputusan yang dibuat karena terjadinya masalah-masalah khusus atau tidak biasanya. Contoh : pengalokasian sumber daya-sumber daya organisasi, penjualan yang merosot tajam, pemakaian teknologi yang termodern, dan lain sebagainya.
Keputusan dengan kepastian, resiko dan ketidak-pastian, ini tergantung dari beberapa aspek yang tidak dapat diperkirakan dan dipastikan sebelumnya, seperti reaksi pesaing, perubahan perekonomian, perubahan teknologi, perilaku konsumen dan lain sebagainya. Oleh karena itu ini terbagi dalam tiga jenis situasi, yaitu :
a.
Kepastian
(certainty), yaitu dengan
diketahuinya keaaan yang akan terjadi diwaktu mendatang, karena tersedianya
informasi yang akurat dan responsibility.
b.
Resiko
(risk), yaitu dengan diketahuinya
kesempatan atau probabilitas setiap kemungkinan yang akan terjadi serta
hasilnya, tetapi informasi yang lengkap tidak dimiliki oleh organisasi atau
perusahaan.
c.
Ketidak
pastian (uncertainty), dimana manajer
tidak mengetahui probabilitas yang dimiliki serta tidak diketahuinya situasi
yang akan terjadi diwaktu mendatang, karena tidak mempunyai informasi yang
dibutuhkan. Umumnya ini menyangkut keputusan yang kritis dan paling menarik.
P. Proses Pembuatan Keputusan
1.
Pemahaman dan Perumusan Masalah
Manajer harus dapat menemukan
masalah apa yang sebenarnya, dan menentukan bagian-bagian mana yang harus
dipecahkan dan bagian mana yang seharusnya dipecahkan.
2.
Pengumpuland an Analisa Data yang Relevan
Setelah masalahnya ditemukan, lalu
ditentukan dan dibuatkan rumusannya untuk membuat keputusan yang tepat.
3.
Pengembangan Alternatif
Pengembangan alternatif memungkinkan
menolak kecenderungan membuat keputusan yang cepat agar tercapai keputusan yang
efektif.
4.
Pengevaluasian terhadap alternatif yang digunakan
Menilai efektivitas dari alternatif
yang dipakai, yang diukur dengan menghubungkan tujuan dan sumber daya
organisasi dengan alternatif yang realistic serta menilai seberapa baik
alternatif yang diambil dapat membantu pemecahan masalah.
5.
Pemilihan Alternatif Terbaik
Didasarkan pada informasi yang
diberikan kepada manajer dan ketidak sempurnaan kebijaksanaan yang diambil oleh
manajer.
6.
Implementasi Keputusan
Manajer harus menetapkan anggaran,
mengadakan dan mengalokasikan sumber daya yang diperlukan, serta memperhatikan
resiko dan ketidak puasan terhadap keputusan yang diambil. Sehingga perlu
dibuat prosedur laporan kemajuan periodic dan mempersiapkan tindakan korektif
bila timbul masalah baru dalam keputusan yang dibuat serta mempersiapkan
peringatan dini atas segala kemungkinan yang terjadi.
7.
Evaluasi atas Hasil Keputusan
Implementasi yang telah diambil
harus selalu dimonitor terus-menerus, apakah berjalan lancar dan memberikan
hasil yang diharapkan.
Q. Keterlibatan Bawahan Dalam Pembuatan Keputusan
Keterlibatan bawahan dalam pembuatan
keputusan dapat bersifat resmi missal dengan pembuatan kelompok, bisa juga
bersifat tidak resmi missal dengan meminta gagasan dan saran-saran. Pembuatan
keputusan yang didasarkan pada sifat formal lebih efektif karena banyak
masukan-masukan pengetahuan yang lainnya. karakteristik situasi keputusan dan
gaya pembuatan keputusan manajemen akan mempengaruhi dan menentukan apakah
pembuatan keputusan dilakukan secara kelompok atau tidak.
R. Metode Kuantitatif Dalam Pembuatan Keputusan
Operasi
organisasi semakin komplek dan mahal, sehingga semakin sulit dan penting
manajer dalam membuat rencana dan keputusan. Untuk itu diperlukan bantuan
berbagai teknik dan peralatan kuantitatif. Teknik dan peralatan kuantitatif
pembuatan keputusan dikenal dengan nama teknik management science dan
operations research. Riset operasi menggambarkan, memahami, dan memperkirakan
perilaku berbagai sistem yang komplek dalam kehidupan manusia. Tujuannya
menyediakan informasi yang akurat